Obieg dokumentów w firmie

Wiadome jest, że w obecnym świecie ciągle ma się styczność z różnego rodzaju dokumentami. Pomimo postępującej mechanizacji i komputeryzacji, ciągle większość z tych dokumentów jest w wersji papierowej. Wersje komputerowe dokumentów obecnie wciąż są rzadkością, przynajmniej w Polsce. Faktury znajdują się w rękach osób prywatnych i występują w formie dokumentów osobistych, wydruków, umów i tym podobnych. Jednak największa ilość faktur tradycyjnych występuje w przedsiębiorstwach.

Elektroniczny obieg faktur w przedsiębiorstwach zależy od rozmiarów firmy oraz od jego specyfiki. Im większe przedsiębiorstwo, tym większa ilość dokumentów. Im większa ich ilość natomiast, tym trudniejsze jest porządkowanie i zarządzanie nimi. Niejednokrotnie zdarza się, że w przedsiębiorstwie panuje bałagan, dokumenty nie docierają na miejsce przeznaczenia lub giną. Żeby temu zaradzić, stworzono różnorodne programy, wykorzystujące najnowsze technologie.

Rozwiązania dla przedsiębiorstw
Istnieje dużo programów, kierowanych do przedsiębiorstw, które mają za zadanie przyspieszyć wymianę informacji przy użyciu dokumentów tradycyjnych i cyfrowych. Niektóre z nich wykorzystywane są na skalę międzynarodową. Kofax współpracuje z Efematic i jest firmą, działającą od ponad dwudziestu lat. Udostępnia przedsiębiorstwom pomysły dotyczące obiegu faktur. Wykorzystanie takich programów pozwala na wyraźne przyspieszenie wymiany danych w przedsiębiorstwie. Istnieje również duża liczba innych tego typu narzędzi, dostępnych również dla użytkowników polskich. Jednym z nich jest program o nazwie SI-FLOW, składający się z rozmaitych modułów.

Korzyści
Pomysły takie posiadają wiele korzyści. Podstawową będzie wymienione już wcześniej przyspieszenie i usprawnienie przepływu informacji. Posiada to tym większe znaczenie w sytuacji wielkich firm, w których obieg faktur kosztowych i pozostałych jest zwiększony, a z tego wypływa duże niebezpieczeństwo zagubienia lub pomylenia dokumentów. Jeżeli używa się narzędzi dostawcy o wieloletniej tradycji, zaufanie do jego produktów jest większe. Pewność niezawodności wprowadzonego rozwiązania jest także bardzo ważna. Takie oczekiwania spełnia na przykład partner Kofax. Dlatego stosowany jest on przez wiele przedsiębiorstw światowych, a są to firmy o bardzo różnych obszarach zainteresowania.

Source: Efematic.pl