Jak idealnie zorganizować

Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele przygotowań, działań powinniśmy rozpocząć wiele tygodni wcześniej, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą przygotowań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas zadowala, aby organizacja tego wydarzenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będzie podzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te pytania niezwykle przydatny okaże się plan konferencji lub szkolenia, w miarę możliwości szczegółowo rozpisany na godziny.

W przypadku gdy organizujemy szkolenie, warto porozmawiać z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie założonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką zamierzają przekazać, nie przemęczy zanadto uczestników. Zajęcia należy dopasowywać pod względem tematycznym, przewidując przerwy na kawę lub posiłek. Magnesem dla uczestników bywa wieczór integracyjny, wizyta w teatrze lub spacer po mieście.

Jeśli organizujemy konferencję, musimy z detalami określić jej tematykę i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Chcemy pozyskać jako wykładowców uznane autorytety z danej branży, należy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w budżecie uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy skromne środki, możemy zwrócić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających odczyty, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Na koniec pozostaje przygotowanie materiałów, które zamierzamy przekazać uczestnikom.

Mając określoną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie mamy własnej sali konferencyjnej, albo chcielibyśmy zorganizować szkolenie lub konferencję w innym mieście, np. Wrocławiu, trzeba po prostu wrzucić w google frazę sale konferencyjne wrocław. Otrzymamy pokaźny wybór firm świadczących te usługi. Dobierajmy miejsce z rozmysłem, bo rozrywki, jakie oferuje metropolia, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Decydujmy się na sale szkoleniowe z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie odbywało się latem, z nowoczesnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele podmiotów świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych oferuje pełen pakiet usług – zdajmy się na nie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym poinformowaniem o szkoleniu lub konferencji, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.

Author: Aneta Cichosz

Source: Synergy Trainings